Tanie drukowanie w domu i biurze – optymalizujemy procesy drukowania

Nikt dzisiaj nie ma wątpliwości, że na drukowaniu również można oszczędzić. Oszczędności poszukiwane są szczególnie w przedsiębiorstwach, które dzisiaj muszą zmagać się z wieloma problemami. W tym poradniku omówimy metody optymalizacji procesów drukowania w firmie, a wszystko z myślą o zaoszczędzeniu jak największej ilości pieniędzy, którą jak wiemy firma może przeznaczyć na utrzymanie się na rynku.

Zacznij od planowania

Planowanie wydatków to kluczowy aspekt każdego przedsięwzięcia. Nie inaczej jest w przypadku drukowania. Musisz wszystko rozplanować ile będziesz drukować, na jakim sprzęcie oraz w jakiej jakości będą potrzebne wydruki. Ułożenie dobrego planu może pomóc w optymalizacji kosztów drukowania. Dla przykładu, jeżeli w firmie posiadasz 3 drukarki i na każdej stosujesz oryginalne materiały eksploatacyjne, to dla optymalizacji możesz wykorzystać model 2-1, w którym 2 urządzenia pracują w oparciu o tanie zamienniki do drukarek, a jedno urządzenie przeznaczone jest do wydruków dokumentów w najwyższej jakości, przy użyciu oryginalnych wkładów do drukarek. Oczywiście możesz iść dalej w optymalizacji i w tej drukarce zamienić oryginalne materiały, na wysokiej jakości zamienniki. Wówczas jeszcze więcej oszczędzisz. Taki model wykorzystywania urządzeń funkcjonuje w niektórych firmach, nie jest on idealny, ale w przypadku zredukowania kosztów drukowania zdaje egzamin.

przygotowanie do druku

Zamiennik vs oryginał – który i kiedy

Oryginalne materiały eksploatacyjne to jakość i niezawodność, ale gigantyczne koszty zakupu. Niestety w przeliczeniu na wydrukowanie jednej strony A4 trzeba się liczyć z wysokimi kosztami. Oryginalne zamienniki stosujemy tam, gdzie potrzebujemy wysokiej jakości drukowania. Możemy w firmie zastosować model podzielony, gdzie jedna drukarka wyposażona będzie w tanie zamienniki do drukarek, z kolei druga w oryginalne. Pracownicy w zależności od potrzeb mogą drukować albo na jednej, albo na drugiej. Rozwiązanie wiąże się z koniecznością szkoleń i edukacji pracowników w zakresie optymalnego wykorzystania drukarek. Prawdopodobnie nowi pracownicy będą też mieli problemy w przystosowaniu się do podzielonego drukowania, ale warto ich przeszkolić, albowiem oszczędności stosując ów model drukowania mogą być spore.

A co gdy jedna drukarka będzie miała większe obłożenie, a druga praktycznie w ogóle nie będzie użytkowana? W większych firmach mamy do dyspozycji informatyka, który zadba o optymalne wykorzystanie urządzeń, jeżeli jednak nie posiadamy takiego wsparcia merytorycznego, musimy sami zatroszczyć się o odpowiednie rozłożenie zadań do druku. Najprościej domyślnie w systemie ustawić połowie pracowników, jednakże przeczyłoby to modelowi podzielonemu, dlatego tutaj możemy iść jedynie w szkolenia i analizy logów drukowania, które pokazałyby jaki jest stan faktyczny i kto (który dział firmy) wykorzystuje daną drukarkę w największym stopniu. Analiza logów to najprostszy sposób, aby poznać preferencje użytkowników, jak również dalej zoptymalizować procesy drukowania w firmie.

Zamienniki do drukarek to inwestycja, która może się opłacić. Wysokiej jakości materiały kupimy za połowę ceny oryginału, a praktycznie różnice w jakości druku sprowadzają się do detali, jak na przykład do wytrzymałości wydruków na światło UV. Część zamienników nie będzie sobie dobrze radziła z tym aspektem, ale pamiętać należy, że również wydruki przy pomocy oryginalnych materiałów nie są całkowicie odporne na promieniowanie UV, mogą być jedynie bardziej wytrzymałe, ale w przypadku zaistnienia odpowiednich warunków, czyli mocnego i długotrwałego wystawienia wydruku na działanie promieniowania, tu również doświadczymy efektu „blaknięcia. W tym aspekcie istotne jest optymalne przechowywanie dokumentów, o czym opowiemy przy okazji innych artykułów na blogu.

drukarka biznesowa

W nawiązaniu do poprzedniego akapitu, zamienników na rynku IT mamy sporo. Jeżeli w firmie posiadamy kilka urządzeń, pierwsze może pracować pod kontrolą najtańszych markowych zamienników np. Orink lub Quantec w wersji ekonomicznej, z kolei drugie urządzenie możemy wyposażyć w zamienniki z górnej półki, takimi zamiennikami są na przykład produkty marki ActiveJet. Jeśli posiadamy jeszcze jedno urządzenie, możemy w nich umieścić oryginalne materiały eksploatacyjne. Mając taki rozkład możemy drukować optymalnie, w zależności od tego, jakie dokumenty drukujemy i jakie są potrzeby w zakresie jakości.

Na pewno zamienniki gwarantują wyższą wydajność i niższą cenę, jednak nie są receptą na wszystko. Ważne jest także umiejętnie korzystanie z opcji drukowania, które jak można się domyślić, może również skutecznie zmniejszyć koszty drukowania w firmie, ale i w domu.

Jak mądrze drukować?

Po pierwsze, jeśli mamy do wydrukowania np. mail, notatkę służbową, czy inny dokument złożony wyłącznie z tekstu, gdzie nie jest istotna jakość, tylko aby dokument był – to wtedy korzystajmy z optymalizacji drukowania, wybierajmy na przykład opcję draft lub czasami opcję kryjącą się pod nazwą „szybki wydruk”. W ten prosty sposób oszczędzimy czas i pieniądze.

Po drugie, nie starajmy się na siłę drukować wszystkich dokumentów wedle przyjętych schematów. Warto czasem poeksperymentować z różnymi ustawieniami, aby wybrać optymalne, które będą kompromisem między szybkością drukowania, a jakością.

Po trzecie, jeśli przygotowujemy dokumenty do druku, to starajmy się korzystać z czcionek, które zostały zaprojektowane z myślą o tanim drukowaniu. Ekonomicznym fontem jest na przykład krój Calibri, Verdana, Century Gothic. Nie każdemu dany font przypadnie do gustu, ale warto schować do kieszeni swoje predyspozycje i korzystać z tego co jest ekonomiczne i niezawodne. A które czcionki uznawane są za najbardziej tuszożerne? Okazuje się, że większość domyślnie używanych czcionek do przygotowywania dokumentów nie należy do tych ekonomicznych. Najcięższą czcionką jest na przykład Arial, który ciągle jest chętnie wykorzystywany. Jeżeli firma chce zaoszczędzić jak najwięcej, dobrym pomysłem może okazać się zakup ekonomicznych czcionek. Musisz jednak wiedzieć, że tych czcionek nie będzie można embedować w dokumentach PDF lub w inny sposób dystrybuować na zewnątrz firmy, chyba że będzie się posiadało licencję rozszerzoną, która umożliwi tego typu działania. Czcionek ekonomicznych i tak możemy wykorzystywać wyłącznie do wydruku dokumentów. Wspominamy o tym, ponieważ aspekty licencyjne muszą być ściśle przestrzegane w firmach korzystających z fontów.

porównanie jakości wydruków

Po czwarte – korzystaj z drukowania dwustronnego. Jeżeli drukarka obsługuje fabrycznie tryb duplex, to super! Jeżeli nie, można uzyskać podobny efekt stosując oprogramowanie producenta i wybrane funkcje drukowania dwustronnego. Drukujmy dwustronnie wszędzie tam, gdzie musimy później magazynować dokumenty lub gdy zależy nam na zwiększeniu oszczędności płynących ze zmniejszenia ilości papieru użytego do drukowania. Na papierze do drukarkę również można oszczędzić! Nie tak dużo jak na zamiennikach, ale zawsze to coś.

Mądre drukowanie nie ogranicza się do zaprezentowanych wyżej punktów, to również nawyki, które niestety trzeba wyrobić na przestrzeni czasu. Z pewnością od razu nie nauczymy się ekonomicznego optymalnego drukowania. Dobrze jest także poeksperymentować, żeby wybrać najlepiej odpowiadające ustawienia i tym samym dodatkowo pokazać, że można coś zrobić jeszcze lepiej, niż pokazano to w poradniku 🙂

Życzymy udanego drukowania!

1 thought on “Tanie drukowanie w domu i biurze – optymalizujemy procesy drukowania

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *